Le texte français de cette déclaration de confidentialité est une traduction. En cas de confusion ou contradictions entre les versions française et néerlandaise, la version néerlandaise prévaut.

INTRODUCTION

Merci de faire usage du Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem). La bibliothèque publique utilise des applications numériques pour son fonctionnement. Pour un certain nombre de ces applications, votre bibliothèque publique utilise l'Infrastructure de base de la Bibliothèque numérique (Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek) de Cultuurconnect à la demande des Autorités flamandes. Le Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem) fait partie de cette Infrastructure de base (Basisinfrastructuur). Vos données à caractère personnel seront traitées dans le cadre de la consultation du Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem).

Nous accordons une grande importance à la protection des données. À cet égard, nous nous fondons sur les dispositions du Règlement général relatif à la protection des données (RGPD) (en anglais : General Data Protection Regulation, soit « GDPR »).

La présente déclaration de confidentialité a trait au traitement et à la protection de vos données à caractère personnel en rapport avec l'utilisation du Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem). À cet égard, il faut entendre l’abonnement à la bibliothèque, et plus précisément le traitement de vos données dans le Système de la bibliothèque.

Outre le Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem), l'Infrastructure de base de la Bibliothèque numérique (Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek) comprend également le site Internet de la bibliothèque (Bibliotheekwebsite). Le site Internet de la bibliothèque (Bibliotheekwebsite) constitue l'interface publique pour le site Internet, le catalogue et les services "Ma bibliothèque" de la bibliothèque publique. Le site Internet de la bibliothèque (Bibliotheekwebsite) ne fait pas l'objet de la présente déclaration de confidentialité. 

En devenant membre de la bibliothèque publique, et en utilisant, par conséquent, le Système de la bibliothèque, vous fournissez des informations qui vous permettent de vous identifier en tant que personne. La présente déclaration de confidentialité fournit des informations détaillées relatives à la manière dont nous traitons vos données personnelles. Nous vous recommandons de lire attentivement ce document.

La présente déclaration de confidentialité s'applique aux services offerts par le biais du Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem). Nous ne sommes pas responsables de la politique de confidentialité des autres sources et des autres systèmes liés au Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem).

Toute personne qui fait usage du Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem) accepte la présente déclaration de confidentialité. 

GÉNÉRALITÉS

1. QUI EST RESPONSABLE DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES ?

Cultuurconnect vzw est une organisation des Autorités flamandes. Cette association entend soutenir et encadrer les bibliothèques publiques et les centres culturels pour qu'ils se concentrent, mettent au point et atteignent leurs objectifs au sein de la société numérique. Par le biais du Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem), Cultuurconnect vise à réaliser des innovations et des économies d'échelle à l’attention du secteur des bibliothèques publiques, afin que les bibliothèques puissent vous offrir un service plus efficace et de meilleure qualité en votre qualité d'utilisateur.  

Cultuurconnect vzw
Rue du Poinçon 51, 1000 Bruxelles
N° d’entreprise : 0629.858.909

Le délégué à la protection des données (Data Protection Officer - DPO) de Cultuurconnect peut être contacté à l'adresse susmentionnée (à l’attention du Data Protection Officer), ou en envoyant un courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@cultuurconnect.be.


2. QU’EST-CE QUE LE SYSTÈME DE LA BIBLIOTHÈQUE ?

Ce dernier est un logiciel qui permet des processus de travail tels que la commande, l’inventaire, la gestion de l'inventaire, l’administration des membres, les prêts, la gestion financière et les rapports/statistiques au niveau de la bibliothèque, et ce, pour toutes les bibliothèques publiques néerlandophones en Flandre et à Bruxelles. 

Cultuurconnect souhaite que le Système de la bibliothèque demeure efficace, pertinent et à jour. Si cela s’avère nécessaire ou souhaitable, Cultuurconnect créera également de nouvelles mises au point et/ou des liens avec d'autres systèmes, notamment aux fins suivantes :

  • l’adaptation des services aux évolutions et aux tendances (technologiques) actuelles, 
  • des objectifs culturels supralocaux, 
  • la poursuite de l'innovation de la politique culturelle locale,
  • les modifications du cadre législatif et réglementaire. 

En tant que responsable du traitement, Cultuurconnect prendra toujours toutes les mesures appropriées dans le but d’assurer la protection de vos données à caractère personnel. 


3. QUEL EST LE RÔLE DE VOTRE BIBLIOTHÈQUE ?

Afin de pouvoir vous offrir ses services, votre bibliothèque doit pouvoir consulter, utiliser, modifier et stocker vos données à caractère personnel par l’entremise du Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem). Dans le cas contraire, la bibliothèque n’est pas à même de pouvoir vous inscrire en tant que membre de la bibliothèque, de vous prêter des exemplaires ou de vous envoyer un rappel lorsque les exemplaires prêtés sont rapportés en retard.

À cette fin, un accord a été conclu entre Cultuurconnect et votre bibliothèque. Cet accord stipule ce que votre bibliothèque peut faire avec les données que vous avez fournies dans le cadre du Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem). 

Un certain nombre de points relèvent de la responsabilité personnelle de votre bibliothèque. Ainsi, votre bibliothèque peut choisir de fournir des services supplémentaires (tels que, par exemple, le marketing direct personnalisé). Si tel est le cas, votre bibliothèque doit, en sa qualité de responsable du traitement des données, vous fournir les informations nécessaires concernant l'incidence des services supplémentaires sur votre vie privée (voir également le point « Allez-vous recevoir des messages »). 

LES MODALITÉS DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES

1. COMMENT VOS DONNÉES SONT-ELLES COLLECTÉES ?

Lorsque vous devenez membre d'une bibliothèque publique, certaines données à caractère personnel vous seront demandées. Ces dernières sont ensuite saisies dans le Système de la bibliothèque par un employé de la bibliothèque. Pour les bibliothèques qui utilisent le logiciel permettant la lecture de la carte d’identité électronique, les données à caractère personnel seront lues à partir de la carte d’identité électronique. Cette dernière vous sert alors de carte de membre. Si vous étiez déjà membre d'une bibliothèque, vos données à caractère personnel seront transférées du système de bibliothèque existant (local ou provincial) vers le Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem) lorsque votre bibliothèque se connectera au Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem).


2. QUELLES DONNÉES SONT-ELLES COLLECTÉES ?

  • Les données d'identification : le nom et le prénom (ces données sont lues sur la carte d'identité électronique, le cas échéant) ; 
  • Les coordonnées : le lieu de résidence principal (cette information est lue sur la carte d'identité électronique, le cas échéant), une adresse supplémentaire éventuelle (par exemple, l’adresse du lieu de travail, l’adresse du kot d’étudiant), le numéro de téléphone, l’adresse électronique ;
  • Des caractéristiques personnelles : le sexe (cette information est lue sur la carte d'identité électronique, le cas échéant), la date de naissance (cette information est lue sur la carte d'identité électronique, le cas échéant) ;
  • Le numéro de registre national et/ou le numéro d'identification à la sécurité sociale (ces données sont lues sur la carte d'identité électronique, le cas échéant) ;
  • Les données de la bibliothèque : le numéro de la carte de membre, les données relatives aux abonnements de la bibliothèque, l’historique des emprunts (la date du prêt, le titre du livre, la date du retour, le(s) titre(s) réservé(s)), l’historique des paiements (les montants dus, la date du paiement des montants), l’historique des messages (quels sont les message que vous avez reçus) ;
  • Les préférences en matière de communication : les préférences pour la diffusion des messages ou de notifications, par exemple, une préférence pour les courriers électroniques ou les lettres postales, la préférence linguistique.

L’association Cultuurconnect et votre bibliothèque sont autorisées à utiliser votre numéro de registre national dans le Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem). Si, et dans la mesure où une autorisation est obtenue à cette fin, un lien sera établi avec le Registre national pour la consolidation et la mise à jour des coordonnées de l'emprunteur, dans le respect des conditions de (l'article 5 de) la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques. Dans ce cas, Cultuurconnect assurera la connexion technique, et prendra les mesures techniques adéquates pour empêcher l'accès à des données personnelles autres que celles couvertes par l'autorisation. À cet effet, il sera fait appel à l'intégrateur de services flamand (MAGDA). Votre numéro de Registre national sera alors utilisé pour récupérer ces informations dans le Registre national. 


3. POURQUOI VOS DONNÉES SONT-ELLES CONSERVÉES ET TRAITÉES ?

Vos données seront conservées et traitées aux fins suivantes :

  1. À des fins d’identification et d’autorisation
    afin que vous puissiez être dûment autorisé(e) à accéder au Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem) ;
  2. À des fins fonctionnelles
    comme la détermination de votre type d'abonnement, l'envoi de communications fonctionnelles telles que les courriers électroniques de rappel, les messages de réservation, les factures ;
  3. À des fins d'échange de données,
    afin que vos données soient correctes et mises à jour (par exemple, la synchronisation éventuelle avec le Registre national) ;
  4. À des fins de gestion
    comme la gestion des utilisateurs par le personnel autorisé de la bibliothèque (par exemple, l'enregistrement d'un client, la recherche d'un client pour prêter un exemplaire, éviter les doublons de données au sujet d'une même personne, etc.) et le service d'assistance par le personnel autorisé de Cultuurconnect ou le personnel autorisé du fournisseur informatique (le sous-traitant) de Cultuurconnect ;
  5. À des fins statistiques
    comme la génération et la consultation pseudonymisée de rapports et de statistiques sur la base de l'utilisation du point de vue de votre bibliothèque, ainsi que du point de vue de l’échelon supralocal (régional ou flamand) ;
  6. À des fins de communication et de marketing direct
    comme la communication relative aux activités et aux services de votre bibliothèque, et relative aux services et aux applications disponibles de la bibliothèque (voir également ci-après au point 8).

Si vous n'acceptez pas le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre des finalités mentionnées au point 6, vous pouvez l’indiquer de plusieurs façons (voir ci-après « Comment pouvez-vous faire valoir vos droits ? »). 


4. OÙ VOS DONNÉES SONT-ELLES CONSERVÉES ?

Toutes les données collectées dans le cadre de l'utilisation du Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem) sont hébergées dans un lieu externe au sein de l'Union européenne, en fonction de la gestion efficace du système par le fournisseur informatique. 

Vos données ne seront pas transmises à des tiers, sauf si cette opération s’avère nécessaire pour le traitement prévu (voir ci-dessus : le rôle de votre bibliothèque, le rôle du fournisseur informatique du système). Vos données ne seront pas transmises en dehors de l'Union européenne.


5. COMBIEN DE TEMPS VOS DONNÉES SONT-ELLES CONSERVÉES ?

Vos données sont conservées dans le Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem) pour une durée maximale de deux ans suivant la résiliation de votre abonnement à la bibliothèque, et à condition qu'il n'y ait pas de transactions et de frais en suspens. Au terme de la résiliation de votre abonnement à la bibliothèque, des processus de travail administratif peuvent encore justifier l’utilisation de vos données à caractère personnel. La période de conservation de deux ans ne commence qu'après la résiliation de l'abonnement, et à condition qu'il n'y ait pas de transactions et de frais en suspens. Après l'expiration de cette période de conservation, les données, y compris le numéro du Registre national, seront automatiquement supprimées.

Si votre bibliothèque ne prend plus part au Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem), vos données à caractère personnel seront supprimées.


6. VOS DONNÉES SERONT-ELLES CONSULTÉES PAR D'AUTRES BIBLIOTHÈQUES ?

Non. À moins que les bibliothèques ne disposent d'une forme de partenariat étendue et formellement organisée au sein de laquelle les emprunteurs sont membres du partenariat et peuvent donc emprunter, rapporter, réserver, etc. des exemplaires dans différentes bibliothèques, les bibliothèques ne peuvent pas consulter ou rechercher les données des membres d'une autre bibliothèque. Si votre bibliothèque s'engage dans une telle forme de partenariat, elle ne manquera pas de vous le signaler.

Lorsqu'une bibliothèque souhaite qu’une personne devienne membre de la bibliothèque, alors que cette personne est déjà membre d'une autre bibliothèque, la bibliothèque sera informée de l'existence de cette personne dans le système. La bibliothèque peut alors créer un abonnement supplémentaire pour cette personne. À moins d'un vaste partenariat avec l'autre bibliothèque, la bibliothèque ne voit aucune donnée à caractère personnel de l'emprunteur de l'autre bibliothèque.


7. POURQUOI L'HISTORIQUE DES EMPRUNTS EST-IL CONSERVÉ DANS LE SYSTÈME DE LA BIBLIOTHÈQUE (BIBLIOTHEEKSYSTEEM) ?

Vous pouvez choisir personnellement de conserver ou non l'historique des emprunts, afin de pouvoir consulter les titres que vous avez empruntés. Si vous ne souhaitez pas conserver votre historique des emprunts, ce dernier sera conservé pendant une période standard de 90 jours dans le Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem) afin de faciliter le bon fonctionnement et la gestion efficace des emprunteurs (voir également le règlement d'utilisation de votre bibliothèque). Une liste des exemplaires prêtés permet d'identifier les personnes susceptibles d'avoir endommagé un (des) exemplaire(s), d'évaluer les amendes contestées par l'emprunteur, etc. À la fin de cette période, l'historique des emprunts est automatiquement supprimé. Vous pouvez signaler votre choix à l’accueil de votre bibliothèque, ou vous pouvez cocher cette option par le biais du menu « Historique des emprunts » (Leenhistoriek) au niveau du site Internet de la bibliothèque (Bibliotheekwebsite).


8. ALLEZ-VOUS RECEVOIR DES MESSAGES ?

Différentes formes de communication sont possibles au sein du Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem).

La communication fonctionnelle, comme les courriers électroniques qui font partie des processus de travail administratif de la bibliothèque, par exemple: lorsqu'une réservation est prête, lorsque les documents ou les livres empruntés ne sont pas retournés à temps, les courriers électroniques relatifs aux amendes, etc. Ces messages seront envoyés par défaut si vous avez fourni une adresse électronique. Si vous n'avez pas fourni d'adresse électronique, ces messages seront envoyés par courrier postal. 

Les communications de marketing direct, par exemple : lorsque votre bibliothèque utilise le module de marketing du Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem) pour envoyer des bulletins d'information et des campagnes. Le cas échéant, vous pouvez indiquer vos propres préférences de message par le biais du site Internet de la Bibliothèque (Bibliotheekwebsite) de votre bibliothèque.

Si votre bibliothèque devait utiliser votre adresse électronique (marketing direct personnalisé), indépendamment du Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem), pour vous envoyer des communications ou des notifications concernant ses activités, ses produits et ses services, votre bibliothèque serait alors responsable du traitement de ces communications (voir aussi ci-après, « Comment pouvez-vous faire valoir vos droits »). 

COMMENT POUVEZ-VOUS FAIRE VALOIR VOS DROITS ?

Dans les conditions énoncées au niveau du RGPD, vous avez le droit, à tout moment :

  • De demander et de consulter les données à caractère personnel que vous fournissez (art. 15 du RGPD). Par ailleurs, vous pouvez également faire valoir votre droit à la portabilité des données (art. 20 du RGPD). À cet égard, les personnes concernées ont le droit de recevoir les données à caractère personnel les concernant qu'elles ont fournies à un responsable du traitement, et ce, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
  • En outre, vous pouvez également faire valoir votre droit de rectification, et demander ainsi de (faire) modifier ou compléter vos données à caractère personnel (art. 16 du RGPD) ;
  • Ou les (faire) effacer (art. 17 du RGPD).

Vous pouvez exercer ce droit par rapport à une ou à plusieurs des finalités susmentionnées. 
Vous pouvez également demander à ce que vos données soient entièrement supprimées de toutes les bases de données. Vous serez « oublié(e) », et ne serez plus contacté(e) de quelque manière que ce soit.

Vous pouvez exercer les droits susmentionnés, soit partiellement par le biais du site Internet de la Bibliothèque (Bibliotheekwebsite) de votre bibliothèque, soit entièrement au niveau de l’accueil de votre bibliothèque, à condition de prouver votre identité.

En outre, vous avez toujours le droit de

  • demander la limitation du traitement (art. 18 du RGPD) ;
  • ou de vous opposer au traitement (art. 21 du RGPD).

Vous pouvez également exercer vos droits en envoyant une simple demande à l’adresse suivante : dpo@cultuurconnect.be. À cet égard, nous vous demandons toutefois de prouver votre identité au moyen d'une copie (recto et verso) de votre carte d'identité. 

Lors de votre demande, veuillez systématiquement mentionner les données suivantes :

  • Le prénom et le nom de la personne pour laquelle vous souhaitez supprimer ou modifier les données à caractère personnel ;
  • L’adresse électronique de la personne pour laquelle vous souhaitez supprimer ou modifier les données à caractère personnel ;
  • Les données à caractère personnel que vous souhaitez consulter ou demander ;
  • Les modifications que vous souhaitez apporter, ou les données que vous souhaitez supprimer ;
  • Le cas échéant : quelle limitation de traitement vous demandez ;
  • Le cas échéant : le contenu de votre objection, et la suite que vous souhaitez lui donner.

Dans le mois suivant la réception de la demande (sous réserve d'une prolongation de ce délai, conformément à l'article 12 du RGPD), vous recevrez des informations relatives à la suite réservée à votre demande.

Les objections au marketing direct personnalisé de votre bibliothèque doivent être adressées à votre bibliothèque. Pour ce faire, vous pouvez vous rendre à la réception de la bibliothèque. 

SÉCURISATION DES DONNÉES

Cultuurconnect prend les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées en vue de protéger vos données à caractère personnel, et de garantir leur fiabilité, leur disponibilité et leur intégrité.

Un accord de traitement a été conclu avec le fournisseur informatique du Système de la bibliothèque (Bibliotheeksysteem) sur la base de la méthodologie des « Mesures de référence en matière de sécurité applicables à tout traitement de données à caractère personnel » de la Commission pour la protection de la vie privée. Ce responsable de traitement est situé au sein de l'Union européenne, et est contractuellement tenu de respecter rigoureusement la politique de confidentialité de Cultuurconnect. Par ailleurs, il n'agit que conformément aux instructions de Cultuurconnect.

Toute personne autorisée à accéder à vos données à caractère personnel au nom de Cultuurconnect, de votre bibliothèque ou du responsable de traitement susmentionné est suffisamment informée de l'importance de la protection des données à caractère personnel et de la vie privée, et est tenue à la confidentialité de ces informations. 

EN CAS DE PROBLÈME ...

Nous traitons vos informations à caractère personnel avec le plus grand soin, et veillons à leur sécurisation. 

La diffusion de vos données à caractère personnel par le biais d'un vol ou d'une fuite de données ne peut donner lieu à des demandes de dommages et intérêts à notre encontre, sauf s'il est établi que nous n'avons pas assuré un niveau de sécurité adéquat.

INTRODUIRE UNE PLAINTE

Si, malgré nos mesures de précautions, vous avez encore des plaintes concernant l'utilisation de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter en envoyant un courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@cultuurconnect.be.

De plus amples informations relatives à la procédure de plainte figurent sur le site Internet de la Vlaamse Toezichtcommissie (la Commission de contrôle flamande du traitement des données à caractère personnel) et de l’Autorité de protection des données.

MODIFICATIONS

La présente déclaration de confidentialité est susceptible d'être modifiée. Nous adaptons les règles et les conditions afin de protéger au mieux votre vie privée, et de traiter vos données à caractère personnel de manière transparente. La dernière modification date du 20 mars 2020. 

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